Arşivde saklanan süresi dolmuş belgeler, birkaç aşamada gerçekleştirilen imhaya tabidir. İlk olarak, belgeler seçilir, bir komisyon oluşturulur, bir eylem düzenlenir ve parçalayıcılarda doğrudan imha gerçekleşir.
Gerekli
- - yıkım eylemi;
- - yıkım eylemi;
- - parçalayıcı (kağıt parçalama makinesi).
Talimatlar
Aşama 1
Tüm arşiv belgeleri, imha için seçim yapmak için yıllık revizyona tabidir. Bu, işletmelerden arşiv depolaması için alınan yeni belgeler için zamanında yer açmayı mümkün kılar.
Adım 2
İmha edilecek belgeleri seçin. Arşiv belgelerinin büyük kısmı 75 yıldır saklanmaktadır. Belgelerin seçimi arşiv personeli tarafından gerçekleştirilir.
Aşama 3
Belge seçimini yaptıktan sonra bir imha eylemi hazırlayın. Bir eylem, yok edilecek belgelerin eksiksiz bir envanteridir. Her belgenin seri numarasını, bir açıklamayı belirtmek gerekir. Her belgenin önünde, silme işleminin yapıldığı makalenin veya düzenleyici belgenin numarasını belirtin. Tipik belgelerin listesine rehberlik edin.
4. Adım
Listenin silinecek tüm belgelerin adını içermeyebileceğini unutmayın, bu nedenle arşivci belirli bir belgenin hangi makaleye veya standart hükme ait olduğuna bağımsız olarak karar vermelidir.
Adım 5
İmha eylemi, 2002 yılı için "Arşivlerin işleyişine ilişkin temel kurallar hakkında" 4 No.lu Ek'e uygun olarak hazırlanmalıdır. Doldurulan belge, oluşturulan komisyonun tüm üyeleri ve arşiv yönetiminin yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalıdır.
6. Adım
Yürütülen işleme, imha edilecek toplam belge sayısını ve bunların toplam ağırlığını gösteren başka bir işlem ekleyin. Unutmayın ki ikincisi olmadan ilk hareket geçersiz sayılır. Ve kontrol sırasında böyle bir ihlal tespit edilirse arşivinizin sorumlu temsilcisine idari para cezası uygulanabilir.
7. Adım
Doğrudan imhayı bu tür toplu hizmetler sunan ve endüstriyel öğütücülere sahip uzman bir kuruluşa emanet edebilirsiniz veya kuruluşunuzun kendi öğütücüsü varsa imhayı kendiniz gerçekleştirebilirsiniz.
