Bir telefonogram, telefonla sözlü olarak iletilen belgeler için genelleştirilmiş bir ad anlamına gelir. Hizmet bilgilerini iletmek için, kural olarak, acil durumlarda, muhatabın acilen bir şey hakkında bilgilendirilmesi, mesaj göndermesi, davet göndermesi gerektiğinde kullanılır.
Gerekli
kırtasiye, alıcı telefon numaraları, giden posta günlüğü, telefon iletişimi
Talimatlar
Aşama 1
Telefon mesajının metnini hazırlayın. Mesajın özünü kısaca belirtin, önerilen metin uzunluğu 50 kelimeyi geçmemelidir. Telefon mesajı gelecekte gerçekleşmesi gereken bir olayın göstergesini içeriyorsa: toplantı, toplantı, eylem düzenleme vb., o zaman olayın belirli yerini ve zamanını belirttiğinizden emin olun.
Metin, çifte yorum olasılığını dışlayacak şekilde yazılmalıdır.
Adım 2
Kafadan bir mektup yazma kurallarına göre kağıda bir telefon mesajı hazırlayın. Bu nedenle, metin içeren belgeye gereksinimler atanmalıdır: benzersiz bir sayı ve derleme tarihi. Telefon mesajı, adına iletilecek kişi tarafından imzalanır.
Aşama 3
Telefon mesajının alıcısını belirleyin. Birden fazla alıcı varsa, mesaj metnine ek olarak bir alıcı listesi yapın. Böyle bir liste ayrı bir sayfada düzenlenir, telefon mesajının gönderileceği kuruluşların adlarını ve ilgili telefon numaralarını içerir.
4. Adım
Telefon mesajını giden yazışma günlüğüne kaydedin. İş akışınızda bir telefon mesajı nadiren görülüyorsa, kaydolmak için genel bir günlük kullanın. Bu bilgi aktarma yöntemine düzenli olarak başvurmanız durumunda, telefon mesajları için ayrı bir günlük başlatın, böylece gezinmeniz daha uygun olacaktır.
Adım 5
Alıcıyı arayın ve bir telefon mesajı almayı isteyin. Telefon mesajını alan kişinin konumunu, soyadını, adını, soyadını öğrenin ve kaydedin.
6. Adım
Aboneye söyle:
- adına telefon mesajının gönderildiği kişinin konumu, soyadı, adı, soyadı;
- pozisyonunuz, soyadınız, adınız, soyadınız ve telefon numaranız.
Telefon mesajının metnini dikte edin. Metni ilettikten sonra, kaydının doğruluğunu kontrol etmek için aboneden telefon mesajını tekrar okumasını isteyin.
7. Adım
Aboneden telefon mesajının gelen kayıt numarasını öğrenin, not edin.
